Privacyverklaring Online Opvoed Uni

PRIVACYVERKLARING

Organisatie: Online Opvoed Uni

Contact: team@onlineopvoeduni.nl

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens Online Opvoed Uni verwerkt, waarom wij dat doen, met wie gegevens kunnen worden gedeeld, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten je hebt.

1. Wie is verantwoordelijk?

Online Opvoed Uni is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen die in deze verklaring staan.

• Handelsnaam: Online Opvoed Uni

• Adres: Heideweg 4, 7793 HD Hoogenweg

• KvK-nummer: 80207251

• Algemeen e-mailadres: team@onlineopvoeduni.nl

• Privacycontact: Lara van der Zwaag, lara@onlineopvoeduni.nl

Online Opvoed Uni heeft op dit moment geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, omdat daar bij de huidige aard en omvang van de organisatie geen wettelijke verplichting toe bestaat.

2. Onze dienstverlening en de reikwijdte van deze verklaring

Online Opvoed Uni biedt online educatie, programma’s, memberships, coaching en begeleiding aan volwassenen rond ouderschap, parentale overbelasting en parentale burn-out. De begeleiding kan worden uitgevoerd door Lara van der Zwaag of door een door Online Opvoed Uni ingeschakelde zelfstandige coach.

Deze verklaring geldt ook voor gegevens die vóór aankoop worden verstrekt, bijvoorbeeld via een zelftest, aanvraag, contactformulier of vrijblijvend intakegesprek.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

3.1 Contact-, account- en aankoopgegevens

• naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres;

• account- en inloggegevens, deelname- en voortgangsgegevens in de website, Huddle-leeromgeving en cliëntomgeving;

• bestellingen, gekozen producten of trajecten, facturen en betaalstatus;

• contactmomenten, praktische afspraken, feedback, klachten en correspondentie.

3.2 Intake-, begeleidings- en gezondheidsgegevens

Bij een zelftest, aanmelding, intake of begeleiding kan je informatie verstrekken over overbelasting, stress, psychische of lichamelijke klachten, medicatie, eerder ontvangen hulp, veiligheid, kindveiligheid en jouw gezinssituatie. Dit kan gezondheidsgegevens en andere gevoelige informatie bevatten. Wij verwerken alleen wat nodig is om de intake en begeleiding zorgvuldig en veilig uit te voeren.

Het dossier kan bestaan uit het intakeformulier, de toestemmingsregistratie, een kort intakeverslag, afspraken, doelen, relevante veiligheidsafwegingen, beknopte sessienotities en zakelijke correspondentie. Wij leggen geen volledig gespreksverslag vast als dat niet nodig is.

3.3 Gegevens over kinderen, partners en anderen

Onze cliënt is de volwassen deelnemer. Tijdens de begeleiding kan die deelnemer beperkte informatie geven over een kind, partner of ander gezinslid. Wij verwerken daarvan alleen gegevens die noodzakelijk zijn om de situatie van de deelnemer te begrijpen en de begeleiding veilig uit te voeren. Wij vragen waar mogelijk om geen namen of andere direct identificerende gegevens van derden te gebruiken. Kinderen zijn niet automatisch cliënt en krijgen bij ons niet door deze begeleiding een eigen dossier.

3.4 Website-, communicatie- en marketinggegevens

• IP-adres, browser- en apparaatgegevens, bezochte pagina’s en cookiegegevens;

• inschrijving voor e-mailupdates, geopende e-mails en aangeklikte links;

• gegevens die je via sociale media, advertenties of formulieren verstrekt.

In de Huddle-leeromgeving en community kunnen wij ook profielgegevens, gevolgde lessen, voortgang, reacties, vragen, uploads en communityberichten verwerken. Wat je zelf in een community plaatst kan zichtbaar zijn voor andere deelnemers binnen die omgeving. Plaats daar geen medische informatie, informatie over acute onveiligheid of onnodig identificerende gegevens over kinderen en andere gezinsleden.

Waar analysegegevens aan een apparaat of profiel kunnen worden gekoppeld, behandelen wij deze als persoonsgegevens. Wij noemen gegevens alleen anoniem als herleiding redelijkerwijs niet meer mogelijk is.

4. Waarom en op welke grondslag verwerken wij gegevens?

4.1 Uitvoering van een overeenkomst of voorbereiding daarvan

Wij verwerken gewone persoonsgegevens wanneer dat nodig is om jouw aanvraag te behandelen, een intake te plannen, een overeenkomst uit te voeren, toegang tot een product te geven, een afspraak te beheren of ondersteuning te leveren. De grondslag is artikel 6 lid 1 onder b AVG.

Als je een intakegesprek boekt, gebruiken wij het telefoonnummer dat je daarbij opgeeft om je aan die afspraak te herinneren via WhatsApp. Wij gebruiken dat nummer niet voor aanbiedingen.

4.2 Wettelijke verplichtingen

Wij bewaren bijvoorbeeld facturen en betaalgegevens voor onze fiscale administratie. De grondslag is artikel 6 lid 1 onder c AVG.

4.3 Gerechtvaardigd belang

Wij kunnen gegevens verwerken voor beveiliging, fraudepreventie, bedrijfsvoering, kwaliteitsbewaking, het behandelen van klachten en het vaststellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen. Wij wegen daarbij ons belang af tegen jouw privacybelang. De grondslag is artikel 6 lid 1 onder f AVG.

Als een betaling na herhaalde herinneringen onbetaald blijft, leggen wij intern vast dat er een openstaande vordering is, zodat wij dat herkennen bij een volgende bestelling. Wij delen die registratie niet met anderen.

4.4 Toestemming en gezondheidsgegevens

Voor verwerkingen waarvoor toestemming nodig is, baseren wij ons op artikel 6 lid 1 onder a AVG. Gezondheidsgegevens verwerken wij voor intake en begeleiding alleen nadat je daarvoor uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven, op grond van artikel 9 lid 2 onder a AVG. Je kunt die toestemming altijd intrekken. Intrekking heeft geen terugwerkende kracht.

Als verwerking van relevante gezondheidsgegevens noodzakelijk is voor een veilige intake of begeleiding en je geen toestemming geeft of jouw toestemming intrekt, kunnen wij de intake of begeleiding mogelijk niet starten of moeten wij deze beëindigen. Wij verwijderen de gegevens dan, behalve voor zover een andere wettelijke grondslag en uitzondering uit artikel 9 AVG geldt, bijvoorbeeld wanneer beperkte bewaring noodzakelijk is voor een rechtsvordering.

5. Uitdrukkelijke toestemming bij intake en begeleiding

Het toestemmingsvakje voor gezondheidsgegevens is niet vooraf aangevinkt. Bij digitale toestemming registreren wij ten minste de datum en tijd, de geaccepteerde tekst en tekstversie, de bron of het formulier en een technische registratie waarmee het akkoord kan worden aangetoond.

De volledige uitleg mag in deze gelinkte privacyverklaring staan, zolang je die vóór het akkoord gemakkelijk kunt openen. Een getekende pdf is niet noodzakelijk wanneer de digitale registratie aantoonbaar en herleidbaar is. Wij vragen opnieuw toestemming als het doel, de gegevenssoorten, ontvangers of werkwijze wezenlijk veranderen, of als een eerdere toestemming de latere verwerking redelijkerwijs niet dekt.

Het bevestigen dat je deze privacyverklaring hebt ontvangen of gelezen is iets anders dan toestemming voor gezondheidsgegevens. Wij vragen die uitdrukkelijke toestemming daarom als een afzonderlijke verklaring of keuze. In MijnDiAd kan de privacyverklaring als generiek document worden aangeboden en kan de afzonderlijke toestemmingsverklaring met datum, inhoud en eventuele keuze of handtekening in het dossier worden geregistreerd.

Toestemming intrekken kan even eenvoudig als toestemming geven: per e-mail aan lara@onlineopvoeduni.nl of team@onlineopvoeduni.nl. Vermeld voldoende gegevens om jouw verzoek te herkennen; stuur geen medische details mee als dat niet nodig is.

6. Zelftest en geautomatiseerde uitkomst

Een online zelftest kan antwoorden automatisch optellen of indelen en op basis daarvan een score of algemeen advies tonen. Deze uitkomst is informatief, is geen diagnose en leidt niet automatisch tot toelating, afwijzing, behandeling of een ander besluit met rechtsgevolg of vergelijkbaar aanzienlijk gevolg. Als wij de antwoorden voor een intake willen gebruiken, vragen wij vooraf de benodigde informatie en, bij gezondheidsgegevens, uitdrukkelijke toestemming.

7. Werkgeverroute

Wanneer een werkgever een traject betaalt, blijft de volwassen deelnemer onze cliënt voor de inhoudelijke begeleiding. Wij delen met de werkgever alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor offerte, facturatie, planning en de overeengekomen zakelijke uitvoering, zoals naam, trajectvorm, afgesproken aantal sessies en – alleen als dat echt nodig en vooraf duidelijk is – deelname of aanwezigheid.

Wij delen geen gespreksinhoud, klachten, diagnoses, veiligheidsinformatie of andere gezondheidsgegevens met de werkgever of HR. Een inhoudelijke terugkoppeling kan alleen plaatsvinden als de cliënt de exacte tekst of inhoud vooraf per afzonderlijke terugkoppeling uitdrukkelijk goedkeurt. Ook dan beperken wij het bericht tot wat noodzakelijk is en geven wij geen medisch oordeel over belastbaarheid, ziekte of werkhervatting. Zulke oordelen horen bij de bedrijfsarts of een andere bevoegde zorgprofessional.

Toestemming voor praktisch contact kan eenmalig worden gegeven en later worden ingetrokken. Een algemene toestemming voor alle toekomstige inhoudelijke terugkoppelingen is niet voldoende.

8. Met wie kunnen wij gegevens delen?

Alleen medewerkers, ingeschakelde coaches en leveranciers die de gegevens voor hun taak nodig hebben, krijgen toegang. Afhankelijk van de gebruikte dienst kunnen dit zijn:

• de toegewezen coach en een beperkt aantal geautoriseerde medewerkers van Online Opvoed Uni voor planning, administratie, kwaliteit, privacy en veiligheid;

• MijnDiAd voor dossieropslag, cliëntomgeving, beveiligde berichten en technische ondersteuning;

• Huddle B.V. voor de online leeromgeving, programma’s, memberships en community;

• Google Workspace en Google Meet voor agenda, e-mail, documenten en videogesprekken;

• WhatsApp (Meta Platforms Ireland Limited) voor het versturen van een herinnering aan een geboekt intakegesprek;

• website-, hosting-, betaal-, boekhoud- en facturatieleveranciers;

• e-mail- en marketingleveranciers, waaronder ActiveCampaign, voor zover je daarvoor bent ingeschreven of de wet dit toestaat;

• analyse- en advertentiepartijen, waaronder Google, Meta en OpenAI (advertenties in ChatGPT), uitsluitend overeenkomstig de cookie-instellingen en toepasselijke toestemmingsregels;

• adviseurs, verzekeraars, toezichthouders, politie of andere instanties als dit noodzakelijk of wettelijk verplicht is.

Met partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst. Een ingeschakelde coach mag gegevens niet voor eigen marketing of andere eigen doeleinden gebruiken.

9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige leveranciers zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte of gebruiken daar ondersteuning. Als persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, gebruiken wij een wettelijk doorgiftemechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie, met aanvullende maatregelen waar dat nodig is. Meer informatie kan worden opgevraagd via ons privacycontact.

10. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen. Denk aan persoonlijke accounts, sterke wachtwoorden en waar mogelijk tweestapsverificatie, beperkte toegangsrechten, beveiligde verbindingen, zorgvuldige leverancierskeuze, back-ups, logging, instructies voor coaches en een procedure voor beveiligingsincidenten en datalekken.

Wij vragen je om medische of zeer persoonlijke informatie bij voorkeur alleen via het daarvoor aangewezen beveiligde formulier, MijnDiAd of een andere door ons aangegeven veilige route te verstrekken, en niet via gewone e-mail of een openbare agendaomschrijving.

11. Bewaartermijnen

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig. Als een wettelijke plicht, lopend geschil of beveiligingsonderzoek een langere termijn vereist, kan daarvan gemotiveerd worden afgeweken. Onze hoofdtermijnen zijn:

• gewone contactaanvragen zonder intake of gezondheidsgegevens: maximaal 12 maanden na afronding van het contact;

• intakegegevens met gezondheidsinformatie als geen traject start: maximaal 3 maanden na de intake of het laatste inhoudelijke contact;

• begeleidingsdossier, inclusief beknopte sessienotities: maximaal 2 jaar na het einde van het traject;

• bewijs van toestemming en intrekking: gedurende de verwerking en maximaal 2 jaar na sluiting van het dossier, tenzij langer nodig is voor een concreet geschil;

• werkgevercorrespondentie over uitvoering en terugkoppeling: maximaal 2 jaar na afronding; factuurgegevens vallen onder de fiscale termijn;

• klachtendossier: maximaal 2 jaar na afhandeling, tenzij langer bewaren noodzakelijk is voor een concreet geschil of wettelijke aanspraak;

• facturen, betalingen en fiscale administratie: 7 jaar;

• account-, voortgangs- en deelnamegegevens voor digitale producten en Huddle: zolang het account of de overeenkomst actief is en daarna maximaal 2 jaar, tenzij een kortere termijn passend is;

• communityberichten en reacties: zolang nodig voor de community en maximaal 2 jaar na einde van het account; waar verwijdering de samenhang van een gesprek onnodig verstoort kan de bijdrage eerder worden geanonimiseerd of losgekoppeld van het profiel;

• nieuwsbriefgegevens: tot uitschrijving; daarna bewaren wij zo nodig een minimale blokkaderegistratie om te voorkomen dat je opnieuw wordt gemaild;

• cookies en vergelijkbare gegevens: volgens de termijn die in de cookiebanner of cookieverklaring staat.

• registratie van een openstaande vordering: maximaal 5 jaar na de laatste openstaande vordering.

Na afloop verwijderen of anonimiseren wij de gegevens. Back-ups worden volgens een vaste cyclus overschreven en worden alleen teruggezet voor herstel of beveiliging.

12. Jouw privacyrechten

Je kunt ons vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar. Je kunt toestemming intrekken en je kunt bezwaar maken tegen direct marketing. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij een ingewikkeld of omvangrijk verzoek mogen wij die termijn volgens de AVG verlengen; daarover informeren wij je binnen de eerste maand.

Om misbruik te voorkomen mogen wij vragen om informatie waarmee wij jouw identiteit redelijkerwijs kunnen controleren. Maak bij een kopie van een identiteitsbewijs niet-noodzakelijke gegevens, zoals foto en BSN, onleesbaar. Stuur zo’n kopie alleen als wij daar uitdrukkelijk om vragen.

Een verzoek kan naar lara@onlineopvoeduni.nl.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Cookies en elektronische communicatie

Noodzakelijke cookies gebruiken wij om de website en accounts te laten werken. Voor analyse-, tracking- en advertentiecookies vragen wij toestemming wanneer de wet dat vereist. Je kunt jouw keuze via de cookiebanner wijzigen. Voor commerciële e-mail gebruiken wij toestemming of een wettelijke uitzondering voor bestaande klanten; iedere commerciële e-mail bevat een afmeldmogelijkheid.

14. Datalekken en veiligheidssituaties

Wij onderzoeken beveiligingsincidenten en melden een datalek waar nodig aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen. Als tijdens een intake of begeleiding een acute bedreiging voor leven of veiligheid ontstaat, kunnen wij noodzakelijke informatie delen met hulpdiensten of bevoegde instanties. Wij documenteren de afweging en delen niet meer dan nodig.

15. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen als onze dienstverlening, leveranciers of wetgeving verandert. De actuele versie staat op onze website. Bij een wezenlijke wijziging die relevant is voor lopende begeleiding informeren wij betrokkenen actief en vragen wij zo nodig opnieuw toestemming.

16. Contact

Vragen over privacy of deze verklaring kun je sturen aan Lara van der Zwaag via lara@onlineopvoeduni.nl of aan team@onlineopvoeduni.nl.

Deze privacyverklaring is vastgesteld op 24 augustus 2025, laatst bijgewerkt op 15 september 2026 (OpenAI toegevoegd als advertentiepartij) en vervangt eerdere versies voor zover die hetzelfde onderwerp regelen.